常聽到很多人抱怨會議耗時又浪費時間。
我這幾年換了很多工作，從教育業、服飾電商、旅遊業、餐飲業、出版業、自媒體等領域，開會、租借場地、主持的經驗都有，
你從這篇文章可以了解如何有效率地在一天、兩天一夜，透過企業包場開會，在安靜的環境，專注開完高效會議，事後有效追蹤，不再浪費自己與同事時間。
南投森林系Villa「葉子祕境」，祕境森林小屋提供40人的座位與投影機，可以規劃會議與講座，還可觀賞溪邊風景，讓團隊成員關係更緊密。
⭐高效率的企業包場會議，可以分成 3 階段
( 圖片來源：Photo by Dylan Gillis on Unsplash )
很多人把重點放在「會議怎麼開」，但是卻忽略了真正決定成果的，
其實是從會前準備到會後追蹤成效的完整流程。
如果只有當天會議議程安排得很好，卻沒有事前準備充分資料或追蹤後續執行成效，再好的點子也可能不了了之。
所以我建議把整個企業包場的會議分成「會前、會中、會後」3 個階段來規劃。
會前準備充分，開會才不會浪費大家時間
不少公司最大的問題，就是大家進入會議室後，才第一次知道今天要討論什麼。
我曾在菲律賓、台灣都待過大公司，無效的會議，是浪費團隊的生產力。
企業真正有效率的做法，要在會議前就準備好充分資料，包括討論目標、議程安排、背景資料等，讓每個人能事先釐清開會重點，而不是現場才開始理解問題。
做好充分準備，不但能縮短會議時間，也能讓討論更快切入重點，而不是一直補充背景資訊。
| 建議開會前先完成下列事項 | |
| 準備類別 | 建議內容 |
| 明確目標 | 這次會議要解決哪一個問題？ |
| 議程安排 | 每個主題預計討論時間 |
| 背景資料 | 提前寄給與會者閱讀 |
| 參與角色 | 主持人、記錄者、決策者 |
| 預期成果 | 會議後要執行哪些決議 |
會議中聚焦討論，比一直發言更重要
許多人認為腦力激盪就是大家不斷提出自己想法，不過沒有適當引導的話，很容易變成少數人主導整個會議，導致多數人沉默，甚至討論到最後完全偏離原本會議設定的主題。
讓開會比較有效的方法，是先讓每位成員保留一段獨立思考時間，把自己的觀點整理下來，再依序分享自己的意見，最後大家共同討論與整合建議。
這樣的安排有幾個優點：
- 每個人都有表達機會。
- 降低從眾效應。
- 避免第一個發言的人影響其他人。
- 更容易蒐集不同角度的意見。
建議主持人隨時確認討論是否還是圍繞原本設定目標，適時整理重點、控制會議時間，避免會議愈開愈長卻沒有結論。
會議後沒有追蹤成效，就只是紙上談兵
如果開會完，事後沒有去執行、建立後續追蹤機制的話。
那真的就是浪費大家的時間。
企業都已花錢包場、花時間開會研究，最重要的是後續的執行、調整、優化工作流程，想辦法讓公司呈現指數型成長。
為避免紙上談兵，除了做會議記錄以外，還要在會議中指定專案負責人、完成期限，
確認會議成員都知道下一步該做什麼，會議才有意義。
| 會議確認事項 | 說明 |
| 專案負責人 | 每位成員負責執行的任務 |
| 執行內容 | 具體要完成的工作 |
| 完成期限 | 花多久時間完成 |
| 檢視時間 | 何時確認成果 |
⭐企業包場後，如何打造高效率會議？
( 圖片來源：Photo by Campaign Creators on Unsplash )
一日高效率會議流程範例
不同企業的工作內容雖然不同，不過當你深入研究各領域的標竿企業，會發現這些營收快速成長、能持續規模化的團隊通常都有相似的思考邏輯。
對公司高層來說，真正重要是要建立一個能持續修正、持續改善的討論流程，才能有效找出公司的瓶頸，解決問題，讓公司迎接下一階段的成長。
| 時間 | 建議內容 |
| 09:00－09:30 | 報到、暖場、說明今日目標 |
| 09:30－10:30 | 聚焦問題、確認討論方向 |
| 10:30－12:00 | 個人思考、分組腦力激盪 |
| 13:30－15:00 | 各組提案、交流與修正 |
| 15:00－16:00 | 評估方案、確認優先順序 |
| 16:00－17:00 | 制定行動計畫、分工與追蹤 |
兩天一夜完成高效率腦力激盪
如果是安排兩天一夜的企業包場，專注地開會的話，建議第一天可以著重在公司策略討論與方案發想；第二天則安排成果整合、執行規劃及團隊交流，讓參與的每位成員能建立共識，帶著明確方向去執行任務。
兩天一夜的企業包場會議，不需要把時間塞滿。
我建議第一天先聚焦問題、獨立發想，再整理出值得深入評估的方案；晚間保留較輕鬆的交流時間，讓參與成員能消化白天資訊，也可能在晚間休息時的閒聊對話中補充新觀點。
第二天再來比較各方案的可行性，由決策者決定要優先選擇哪個方案，來做 MVP ( Minimum Viable Product 最小可行性產品)，
透過小規模的試驗來確認未來公司產品推出的方向，最後確認各組分工、完成期限與追蹤方式。
這樣可以避免會議討論被少數人主導，也能讓團隊在會議結束前，各自有明確的行動計畫，而不是回公司後再重新開會。
| 時間 | 腦力激盪重點 | 預期成果 |
| 第一天上午 | 聚焦問題、確認目標 | 找出核心議題 |
| 第一天下午 | 獨立發想、交流方案 | 產出多元選項 |
| 第一天晚上 | 自由交流、補充觀點 | 修正盲點、凝聚共識 |
| 第二天上午 | 評估方案、驗證方向 | 選出優先方案 |
| 第二天下午 | 簡化流程、分工追蹤 | 完成行動計畫 |
⭐如何挑選適合的企業包場場地？
( 圖片來源：Photo by Redd Francisco on Unsplash )
對企業來說，場地除了桌椅、投影設備，還需要一個能讓大家專注，能聚焦討論的空間，因為這會影響團隊整天的討論品質。
以我在菲律賓、台灣任職大公司的經驗，建議在挑選企業包場的會議場地時，除了價格以外，要謹慎地選擇會議場地，才能高效解決會議。
另外，我想補充一個觀點，曾任職 Google 的傑克．納普（Jake Knapp）、約翰．澤拉斯基（John Zeratsky），他們兩位後來一同創業當投資者，輔導過三百個團隊，
他們建議想讓會議有效率地進行，最好遠離 3C 產品，開會期間不准用手機、不看電子郵件，事先設好郵件自動回覆，
跟同事、顧客說正在做緊急重要的事情，晚點才會回覆。客人、同事是可以理解這樣的狀況。
確認是否符合活動需求
不同活動會需要不同的場地與設備，
比如說教育訓練需要投影設備與座位；
工作坊可能需要分組討論空間、白板；
企業共識營會希望場地能同時兼具會議室、提供餐飲與住宿的需求。
| 評估方向 | 建議確認內容 |
| 空間大小 | 是否符合參與人數 |
| 會議設備 | 投影、音響、白板、Wi-Fi 、簡報筆 |
| 餐飲服務 | 是否能安排午餐、下午茶、晚餐 |
| 停車空間 | 是否方便自行開車 |
| 住宿需求 | 是否提供過夜住宿 |
| 周邊環境 | 是否安靜、適合長時間討論 |
舒適環境，提升團隊互動品質
企業包場來開會，目的就是想要一個可以安心、專心交流的空間。
近年不少企業選擇結合自然景觀與住宿的場地，就是希望團隊除了正式會議之外，還能利用用餐、散步或晚間交流時間，延續白天討論的內容，這種較為放鬆的互動方式，有助於激發新的靈感。
如果你們公司正在規劃年度策略會議、跨部門工作坊或企業共識營，葉子祕境能提供住宿與團隊交流空間，還有大片草坪能讓團隊成員放鬆，有助於腦力激盪。悠閒靜謐的環境讓團隊能專注、促進交流與放鬆。
⭐企業包場開會常見FAQ
Q：團隊如果出現意見嚴重分歧該怎麼辦？
A：可試試矽谷創業家喜愛的「便利貼」技巧，請團隊分享用便利貼分享彼此的看法，找到雙方的交集。建議決策者適時引導會議節奏，將討論焦點從個人意見轉向市場數據。
Q：企業包場開會，適合哪些公司？
A：不限產業，只要有重要的事情需要開會討論，都適合規劃企業包場來開會議。
比如說科技業、製造業、服務業、新創公司、非營利組織或政府單位，都常利用企業包場舉辦年度策略會議、企業共識營、教育訓練、跨部門工作坊及新產品規劃等活動。
Q：企業包場開會，一定要安排兩天一夜嗎？
A：不一定。
如果討論主題比較單純的話，一天即可完成；但如果涉及跨部門合作、組織策略、主管培訓或需要更深入的交流，安排兩天一夜通常更有彈性。
除了正式會議，也能透過一起用餐、晚間交流等非正式互動，加深團隊默契。
Q：腦力激盪是不是點子越多越好？
A：看狀況。
真正有效率的腦力激盪，重點在於找到最值得執行的方案，而不是提出最多想法。建議先聚焦一項核心問題，團隊一起深入分析、討論，再決定要執行哪一項方案。
Q：企業包場開會，需要安排會議主持人嗎？
A：建議安排一位會議主持人來引導會議的節奏，以免浪費團員寶貴的時間。
主持人要協助掌控會議時間、維持討論方向、整理各成員共識，請確保每位成員都有表達機會。
如果會議參與人數比較多時，有主持人引導，通常有效避免會議離題或重複討論該議題。
Q：會議一直離題，該怎麼辦？
A：建議你先把今天要完成的目標寫在白板或投影畫面上，每當討論偏離主題時，由會議主持人適時提醒大家，再將與本次會議無關的內容另外記錄，留到下次討論。這樣能尊重每位成員的想法，也能維持會議節奏。
Q：企業包場開會前，需要準備哪些資料？
A：建議提前準備：
• 本次討論目標
• 議程安排
• 討論議題的背景資訊
• 數據資料或相關市場資訊
• 參與者名單
• 預期成果
事前準備越完整，現場開會越容易直接進入討論，不會耽誤大家的時間。
Q：企業包場開會的人數越多越好嗎？
A：不一定。
會議參與人數太多的話，反而容易降低會議效率。如果只是策略規劃或專案討論，建議只邀請真正與議題相關的人；需要蒐集不同觀點時，再視情況邀請其他部門代表參與，這樣會比跟所有人一起開會更有效率。
Q：企業包場除了開會，還能安排哪些活動？
A：許多企業會搭配團隊建立、戶外體驗、教育訓練、工作坊、成果分享、晚餐交流、企業家庭日、員工旅遊等多元活動，讓同事除了完成工作目標，也能透過互動增進彼此信任，提升未來團隊合作效率。
⭐企業包場開會，適當引導成就高效會議
只要主辦者能用心設計各個會議環節，可縮短冗長會議流程，省略無效會議時間。
我前陣子看過有幾位老闆聚在深山開會，研究 AI ，在山中開會，比較安靜，可以專注在會議上，不受電話、各式訊息干擾，能將會議壓縮到一天或兩天一夜，完成高效會議。
經常舉辦會議的你，能透過此文，了解如何事先準備、會議中掌控流程、會議後追蹤成效，讓公司透過有效會議，產出好的成果，實現成長。
歡迎各方企業來南投森林系Villa「葉子祕境」開會，吸收芬多精，讓腦袋適時放鬆，激發靈感火花，想出好點子。
⭐企業包場開會，住宿推薦「葉子祕境」
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| 森林系Villa 葉子祕境聯絡方式 | |
| 電話 | 0901-368-727 |
| 地址（連結至Google Map） | 南投縣埔里鎮種瓜路48之8號 |
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